Các lỗi cần tránh khi soạn thảo Hợp đồng

Bài Viết

Chuyên gia / Người dịch / Kiến thức / Chia sẻ / Tin tức Hợp đồng là một văn bản pháp lý ràng buộc doanh nghiệp với một hoặc nhiều bên khác bằng những nghĩa vụ cụ thể, là công cụ giúp các bên thực thi các quyền hợp pháp của mình. Do vậy chỉ một lỗi nhỏ trong khâu soạn thảo hợp đồng cũng có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền, lợi ích cũng như tổng thể hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm nhưng không giới hạn: việc mất thời gian giải quyết tranh chấp, tốn tiền bạc vào các thủ tục tố tụng, mất uy tín khi tranh chấp bị công khai, mất đi khách hàng nếu tranh chấp đó có liên quan đến họ. Bài viết này sẽ tổng hợp một số thiếu sót trong khâu soạn thảo hợp đồng nhằm giúp các doanh nghiệp tránh được những thiệt hại không đáng có.

Lỗi #1: Không chuẩn bị kỹ càng.

Như Benjamin Franklin từng nói, “By failing to prepare, you are preparing to fail” (tạm dịch: Thất bại trong chuẩn bị cũng có nghĩa là chuẩn bị thất bại), bởi vậy, không nên soạn hợp đồng khi chưa có tất cả những thông tin cần thiết. Bạn nên phác thảo các chi tiết, số liệu và dữ liệu có liên quan, chẳng hạn như chi phí, thời hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm, các “giả sử”, v.v. Ngoài ra, việc tham khảo dàn ý tương tự từ bên mà bạn chuẩn bị hợp tác cũng sẽ giúp định hình được những thông tin mà bên đó muốn đưa vào trong hợp đồng.

Lỗi #2: Không gọi tài liệu là “Hợp đồng”.

Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng trước tòa, chỉ một từ thôi cũng có thể làm nên sự khác biệt rất lớn giữa một tài liệu mang tính ràng buộc về mặt pháp lý và một tài liệu chỉ đơn thuần được xem như một thỏa thuận giữa các bên. Bởi vậy, không quên ghi rõ chữ “Hợp đồng” ở đầu tài liệu.

Lỗi #3: Quá chung chung.

Hợp đồng đòi hỏi bạn cần phải cụ thể nhất có thể nhằm tránh tranh chấp phát sinh về sau – đặc biệt là các điều khoản về thanh toán. Phải thanh toán bao nhiêu? Khi nào? Sẽ thế nào nếu không thanh toán đúng hạn? Khoản thanh toán có phụ thuộc vào yếu tố nào hay không? Mọi thứ cần được quy định từ những chi tiết nhỏ nhất.

Lỗi #4: Cách dùng từ gây rối.

Khi soạn thảo hợp đồng, cần đảm bảo mỗi câu đều xúc tích và rõ ràng nhất có thể. Nên sử dụng những từ ngữ trực tiếp, đi thẳng vào trọng tâm, và viết số ở cả dạng chữ và dạng số (ví dụ, “sáu (6)”). Ngoài ra, bạn cũng cần nhất quán trong cách dùng từ: không nên gọi các sản phẩm của mình là “hàng hóa” trong một câu và “mặt hàng” trong một câu khác, gây rối cho người đọc. Quan trọng hơn cả là phải có phần định nghĩa cho tất cả những thuật ngữ mà bạn cho rằng có thể gây nhầm lẫn hoặc cần giải thích rõ nhằm tránh những rắc rối về sau.

Lỗi #5: Quá ẩu trong giai đoạn soạn thảo.

Có thể bạn muốn gấp rút bắt đầu dự án hoặc xử lý đơn hàng, nhưng hợp đồng là một tài liệu quan trọng, nên tuyệt đối không được phép làm ẩu. Thử hình dung cảnh bạn có mặt trước tòa với bên còn lại của hợp đồng. Điều gì sẽ xảy ra? Liệu hợp đồng có thiếu sót những chi tiết mà lẽ ra có thể bảo vệ cho doanh nghiệp của bạn? Bởi vậy, nếu khách hàng hoặc nhà cung cấp thiếu kiên nhẫn, bạn hãy cho họ thấy rằng phía bên bạn đang nỗ lực trong quá trình soạn thảo để hoàn thiện hợp đồng, thay vì vội vàng làm cho xong và để lại quá nhiều lỗ hổng.

Lỗi #6: Để các thỏa thuận bằng lời.

Tất cả các khía cạnh của thỏa thuận cần được đưa vào văn kiện hợp đồng chính thức. Tức là kể cả trong trường hợp phát sinh thêm các dịch vụ được thương lượng bằng lời sau khi ký kết hợp đồng, những dịch vụ này cũng cần được lập thành văn bản, ký kết và đính kèm vào hợp đồng. Việc duy trì một số thỏa thuận chỉ bằng lời có thể sẽ dẫn đến những hiểu lầm nghiêm trọng mà bạn phải trả giá rất đắt, trong khi đó một thỏa thuận được lập thành văn bản có chữ ký của các bên sẽ là bằng chứng bảo vệ bạn trong trường hợp phát sinh tranh chấp.

Lỗi #7: Quên điều khoản về chuyển nhượng, giải quyết tranh chấp, vi phạm và chấm dứt.

Điều khoản chuyển nhượng quy định việc chuyển nhượng quyền và nghĩa vụ của một bên theo hợp đồng cho bất kỳ bên nào có ý định mua lại doanh nghiệp bạn. Nếu hợp đồng thiếu đi điều khoản này, việc chuyển nhượng có thể sẽ gặp phải những khó khăn, hoặc sẽ bị mất nhiều thời gian hơn cần thiết.
Đối với điều khoản giải quyết tranh chấp, hợp đồng có thể quy định các bên nỗ lực giải quyết tranh chấp trên tinh thần thiện chí trước khi đưa ra tòa hoặc sử dụng các biện pháp hòa giải hoặc phân xử trọng tài nhằm duy trì mối quan hệ giữa các bên và tránh những thủ tục pháp lý tốn kém và mất thời gian.
Điều gì sẽ xảy ra nếu một bên vi phạm hợp đồng? Để làm rõ câu hỏi này, hợp đồng cần bao gồm thông tin về những yếu tố cấu thành nên vi phạm cũng như hậu quả của vi phạm đó. Liệu vi phạm đó có cho bên bị vi phạm quyền chấm dứt hợp đồng? Tiền bồi thường cho các mức độ vi phạm? Hay tới mức độ nào thì một bên có thể khởi kiện bên còn lại vì vi phạm hợp đồng?
Bên cạnh đó, hợp đồng cũng cần bao gồm điều khoản chấm dứt, quy định các trường hợp một bên có thể chấm dứt hợp đồng.

Lỗi #8: Sử dụng mẫu có sẵn.

Sử dụng mẫu hợp đồng kinh doanh có sẵn trên google có thể là một phương án hấp dẫn, tiết kiệm chi phí khi bạn có ý định ký kết những thỏa thuận kinh doanh thông thường. Tuy nhiên, những hợp đồng này có thể bỏ sót những chi tiết quan trọng chẳng hạn như điều khoản chấm dứt, chuyển nhượng hoặc quy định về giải quyết vi phạm và tranh chấp. Nếu bạn quyết định dùng một mẫu hợp đồng sẵn có trên mạng Internet, đừng quên nhờ chuyên gia pháp lý rà soát để loại bỏ mọi rủi ro thiếu sót những chi tiết quan trọng.

Lỗi #9: Không nhờ đến luật sư.

Bạn có thể tự soạn thảo hợp đồng nhưng hãy nhờ đến một luật sư có chuyên môn giúp bạn trong khâu rà soát để cho ra bản hợp đồng hoàn chỉnh. Bởi luật sư sẽ phát hiện ra những rủi ro, những tranh chấp tiềm tàng, thứ mà bạn có thể sẽ phải trả giá bằng cả sự nghiệp/doanh nghiệp mà mình nắm giữ.