Bài Viết
Chuyên gia / Người dịch / Kiến thức / Chia sẻ / Tin tứcMột Nhà Quản lý Dự án có trình độ là nhân tố thiết yếu cho bất kỳ dự án dịch thuật và nội địa hóa nào. Quản lý dự án (hoặc PM) giúp đơn giản hóa các dự án đa ngôn ngữ và có thể giúp cho khách hàng tiết kiệm rất nhiều thời gian, nguồn lực và giảm áp lực bằng cách đảm bảo rằng dự án dịch thuật và nội địa hóa diễn ra một cách suôn sẻ.
Quản lý Dự án là công tác giảm thiểu rủi ro cơ bản. Các dự án bản địa hóa và dịch thuật có rất nhiều “phần việc lưu động” và nhiều lĩnh vực mà có thể xuất hiện những sai sót. Quản lý dự án tiếp nhận những rủi ro tiềm tàng của dự án, giúp cho khách hàng tránh khỏi những vấn đề, áp lực và lo lắng không cần thiết, đồng thời cải thiện cả quy trình và sản phẩm cuối cùng.
Nhà Quản lý Dự án hoặc Bản địa hóa Làm những gì?
Nhà Quản lý Dự án dịch thuật và bản địa hóa chịu trách nhiệm cho tiến độ tổng thể và hiệu quả ngân sách, lựa chọn và quản lý đội ngũ dịch thuật, đảm bảo chất lượng công việc dịch thuật, và làm việc như một trung gian liên lạc với khách hàng xuyên suốt dự án. Trách nhiệm của Nhà Quản lý Dự án bao gồm việc thẩm định tính đầy đủ của các nguồn tài liệu khi bắt đầu dự án, cung cấp báo cáo tình hình cho khách hàng và cung cấp kịp thời tài liệu / hồ sơ. Một số Nhà Quản lý Dự án cũng có thể chịu trách nhiệm về việc đàm phán giá dựa vào đội ngũ dịch thuật và quản lý hóa đơn.
Dưới đây là 9 điều mà một Nhà Quản lý Dự án trình độ cao, chuyên nghiệp thực hiện để đảm bảo sự thành công của bất kỳ dự án dịch thuật hoặc nội địa hóa nào.
1. Nhà Quản lý Dự án Là Trung gian Liên lạc Tận tâm Và Duy nhất của Khách hàng
Công việc liên lạc trở nên phức tạp do số lượng người tham gia trong bất kỳ dự án dịch thuật hoặc bản địa hóa nào. Thông thường, người đòi hỏi công việc dịch hoàn thành không phải người ở trong nhóm thực hiện dịch. Mà hơn thế nữa, đó là khách hàng (người yêu cầu dịch hoặc bản địa hóa), người dịch, biên tập viên và người hiệu đính, nhà chế bản, kỹ sư, tất cả những người phải liên lạc để hoàn thành công việc. Nhà Quản lý Dự án Dịch thuật hoặc bản địa hóa trở thành trung gian liên lạc riêng, duy nhất để liên hệ tương tác giữa khách hàng và đội ngũ dịch thuật và bản địa hóa.
Một tiêu chuẩn được kỳ vọng đối với Nhà Quản lý Dự án chuyên nghiệp đó là họ sẵn sàng 24/7 cho cả khách hàng và nhóm dịch thuật trong trường hợp có bất kỳ vấn đề quan trọng, cũng như tận tâm giải quyết bất kỳ câu hỏi, mối quan tâm hoặc thay đổi phạm vi có thể xảy ra trong một dự án dịch thuật hoặc bản địa hóa. Mỗi Nhà Quản lý Dự án phải có một nhân viên thay thế dự phòng sẵn sàng đảm nhiệm khi người quản lý dự án chính bị bệnh hoặc đi nghỉ. Một Nhà Quản lý Dự án phải đảm bảo phản ứng nhanh nhạy đối với các yêu cầu vào phút chót hoặc thay đổi tài liệu không lường trước.
2. Nhà Quản lý Dự án Biết và Hiểu Yêu cầu và Mong muốn Cụ thể của Khách hàng
Một Nhà Quản lý Dự án tốt sẽ luôn luôn dành thời gian để hiểu được các yêu cầu kỹ thuật, phong cách viết và chiến lược truyền thông của khách hàng. Nhà Quản lý Dự án sau đó sẽ trở thành đại diện của khách hàng để làm việc với nhóm dịch thuật hoặc bản địa hóa, đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu của khách hàng được tôn trọng trong suốt dự án.
3. Nhà Quản lý Dự án Đảm bảo tính Ẩn danh giữa Biên dịch viên và Biên tập viên
Do Nhà Quản lý Dự án là trung gian liên lạc, biên dịch viên và biên tập viên không có tương tác và ảnh hưởng đến công việc của nhau. Điều này là quan trọng đối với bất kỳ dự án dịch thuật và bản địa hóa nào, đặc biệt đối với những dự án bao gồm bước dịch trở lại ngôn ngữ gốc. Một Nhà Quản lý Dự án tốt phải đảm bảo tính ẩn danh giữa biên dịch viên và biên tập viên. Cũng như trong việc đánh giá ngang hàng ở các tạp chí khoa học, tính ẩn danh chung cho phép biên tập viên nhận xét thẳng thắn về bản dịch của các biên dịch viên và cải thiện tối đa trong dự án cuối cùng.
4. Quản lý Dự án Khắc phục Sự Khác biệt và Không Thống nhất
Một dự án dịch thuật điển hình thường gồm tối thiểu là ba người, một biên dịch viên, một biên tập viên và một người hiệu đính. Khi phát sinh sự khác biệt về quan điểm giữa ba người này, chúng sẽ được thảo luận với Quản lý Dự án, người giải quyết những khác biệt để giảm thiểu khả năng lỗi hoặc thiếu sót trong ngôn ngữ hay thông tin. Một Nhà Quản lý Dự án tốt có thể yêu cầu khách hàng cung cấp tài liệu gốc ở các giai đoạn khác nhau của quá trình dịch hoặc nội địa hóa và đưa ra ý kiến riêng mà theo nhận định của Nhà Quản lý Dự án là sẽ hữu ích.
5. Quản lý Dự án Tập hợp Nhóm Dịch và Bản địa hóa
Bạn cần chuyên gia ngôn ngữ bản địa, chuyên gia về các vấn đề trong nước trong 10 hoặc 20 ngôn ngữ và phương ngữ khác nhau? Việc khách hàng cố gắng để tự quản lý có thể phức tạp và là một cơn ác mộng tồi tệ nhất. Nhà Quản lý Dự án là người tập hợp nhóm dịch và bản địa hóa dù cho có bao nhiêu ngôn ngữ hoặc các nước có liên quan.
Muốn chắc chắn rằng bản dịch của khách hàng đang được xử lý bởi các chuyên gia ngôn ngữ bản địa tốt nhất, người mà cũng là chuyên gia về các chủ đề và các chuyên gia có uy tín trong lĩnh vực liên quan đến nội dung của khách hàng? Một Quản lý Dự án chịu trách nhiệm tập hợp nhóm dịch hoặc bản địa hóa với các kỹ năng phù hợp với chủ đề và phong cách của văn bản nguồn. Một Quản lý Dự án có năng lực đảm bảo dự án của khách hàng đang được thực hiện theo ngôn ngữ tối ưu và các chuyên gia chủ đề.
6. Nhà Quản lý Dự án Trao đổi Chủ động Suốt Dự án Dịch hoặc Bản địa hóa
Để cho rõ ràng, cần phải khẳng định rằng giao tiếp là chìa khóa cho sự thành công của bất kỳ dự án dịch thuật hoặc bản địa hóa nào. Cả khách hàng và nhóm dịch thuật cần biết những phần quan trọng của thông tin trong suốt quá trình của một dự án. Một Nhà Quản lý Dự án hiệu quả sẽ chủ động liên lạc với khách hàng tại mỗi mốc công việc để giải quyết các vấn đề về ngôn ngữ và các vấn đề kỹ thuật. Ví dụ, một biên dịch viên có thể có những câu hỏi về cách mà khách hàng muốn xử lý các phép đo hoặc thuật ngữ cụ thể. Trong khi Nhà Quản lý Dự án có thể đưa ra khuyến nghị, họ phải trao đổi với biên dịch viên, và sau cùng là trao cho khách hàng quyền ra quyết định cuối cùng.
Để khách hàng khỏi tự hỏi những gì đã xảy ra với dự án dịch thuật của mình một khi họ thuê công ty dịch thuật, một khi Nhà Quản lý Dự án tốt sẽ cung cấp các báo cáo tùy chỉnh và cập nhật tình trạng trong suốt dự án.
7. Một Nhà Quản lý Dự án Theo dõi Tiến độ và các Mốc Thời Gian
Nhà Quản lý Dự án chịu trách nhiệm về việc cung cấp kịp thời bản dịch cuối cùng cho khách hàng. Nhà Quản lý Dự án có trình độ cao tham gia vào toàn bộ dự án và tiến hành các bước để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn. Nhóm dịch thuật có thể cần phải thay đổi tốc độ theo yêu cầu. Các thành viên cố định sẽ là Nhà Quản lý Dự án, biên tập viên và người hiệu đính, còn số lượng biên dịch viên có thể sẽ khác nhau tùy theo nhu cầu tại bất kỳ một thời điểm nào. Nhà Quản lý Dự án sẽ quản lý và mở rộng quy mô các nhóm khi cần thiết để đáp ứng các nhu cầu và giữ cho dự án của khách hàng đúng tiến độ.
8. Một Nhà Quản lý Dự án Quản lý Quy trình, Công cụ Và Tài liệu Dịch
Nhà Quản lý Dự án quản lý quy trình, công cụ và tài liệu dịch trong suốt quá trình của một dự án dịch thuật hoặc bản địa hóa để giúp dự án thành công. Vào lúc dự án bắt đầu, Quản lý Dự án sẽ tùy chỉnh các công việc trong quy trình dựa trên nhu cầu cụ thể của khách hàng. Họ cũng sẽ chuẩn bị và lên danh sách kiểm tra đảm bảo chất lượng để đảm bảo rằng bất kỳ khó khăn có thể xảy ra sẽ được ghi nhớ và giải quyết.
Nhà Quản lý Dự án cũng sẽ duy trì bảng thuật ngữ và Bộ nhớ Dịch thuật riêng cho các dự án của khách hàng có thể áp dụng để tiết kiệm chi phí và thời gian tối ưu cho khách hàng. Khi kết thúc dự án dịch thuật hoặc bản địa hóa, một Nhà Quản lý Dự án tốt sẽ lưu trữ quá trình từng dự án riêng lẻ để đánh giá và cải thiện các dự án trong tương lai.
9. Một Nhà Quản lý Dự án Tổng kết Kết quả Dự án Dịch và Bản địa hóa
Khi kết thúc dự án, Nhà Quản lý Dự án dịch thuật hoặc bản địa hóa thảo luận với khách hàng về mọi mặt của dự án, và yêu cầu thông tin phản hồi của khách hàng. Quản lý dự án cũng đánh giá hiệu suất và chất lượng dịch vụ của mỗi biên dịch viên và phiên dịch viên. Nhà Quản lý Dự án tốt luôn thực hiện đánh giá sau dự án, trong đó Quản lý Dự án đánh giá chất lượng của các dịch vụ cung ứng, tổng kết kinh nghiệm, và có thể đưa ra khuyến nghị cho quá trình cải tiến trong tương lai.
Như bạn có thể thấy, một Nhà Quản lý Dự án là rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ dự án dịch thuật hoặc bản địa hóa nào. Bạn có thể hoàn thành một dự án đa ngôn ngữ mà không cần một người quản lý dự án, nhưng chỉ riêng áp lực và sự không chắc chắn thôi đã đủ để khiến cho bạn không bõ công để làm vậy.
Bài viết khác
Danh mục
Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin